Huishoudelijk reglement EHBO vereniging afdeling Dantumadeel
Algemeen (Concept 1.01) Dit reglement is onafscheidelijk aan de statuten van de KNV. EHBO afdeling Dantumadeel. Het reglement is een uitwerking van de statuten en daaraan ondergeschikt.
Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
ALV: de algemene vergadering van de vereniging.
Bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 9 van de statuten.
Contributie: de bijdragen van de leden van de vereniging.
Decharge: het goedkeuren van door het bestuur gevoerde beleid en het ontslag van aansprakelijkheid.
De statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte van zesentwintig september tweeduizend twee bij notaris mr. Renze Klaas Rispens, gevestigd te Veenwouden.
De vereniging: de vereniging Koninklijke Nederlandse EHBO vereniging afdeling Dantumadeel gevestigd te Veenwouden in de gemeente Dantumadeel ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 01097628.
Doel: de in de statuten opgenomen doelstelling van de vereniging, zoals dat verder is uitgewerkt in dit reglement.
Donaties: alle financiële middelen die de vereniging ontvangt voor de uitvoering van haar doel.
Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de vereniging.
Artikel 1 – Beleid
Het beleidsplan van de vereniging is opgesteld en vastgelegd door het bestuur.
Dit beleidsplan wordt eens in de 4 jaar geactualiseerd en herzien.
Jaarlijks wordt een jaarplan opgesteld.
Het jaarplan bevat in ieder geval:
a. een jaarverslag en financieel verslag;
b. een jaarbegroting met een voorstel voor de hoogte van de contributie.
Elke nieuwe versie van een beleidsplan en een jaarplan is van kracht op het moment dat deze in de ALV is goedgekeurd.
Artikel 2 – Het bestuur
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal van tenminste drie meerderjarige leden, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast kent het bestuur ook nog algemene bestuursleden met uiteenlopende portefeuilles.
Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar. Zij kunnen onmiddellijk worden herbenoemd.
Opzegging en tussentijdse opzegging van het bestuurslidmaatschap door een bestuurslid moet schriftelijk en conform de gestelde regels van de statuten plaatsvinden.
Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur. Alleen leden kunnen bestuurslid zijn.
De penningmeester wordt gecontroleerd door een kascommissie. De kascommissie zal worden vastgesteld tijdens de ALV conform artikel 15 van onze statuten.
Artikel 3 – Taken en bevoegdheden van de ALV, het bestuur en bestuursleden
De ALV (Algemene ledenvergadering):
Neemt alle besluiten die aan haar zijn voorbehouden in de statuten.
Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur.
Is bevoegd een deel van haar taken te delegeren aan het bestuur van de vereniging.
Stelt eens in de 4 jaar het beleidsplan en jaarlijks de jaarbegroting vast, alsmede de jaarcijfers en het bestuursverslag.
Het bestuur:
Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging.
Neemt bestuursbesluiten.
Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en na decharge verlening van het bestuur.
Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten.
Voor alle bestuursleden geldt dat het belang van de vereniging vooropstaat bij het uitoefenen van de taak. Mocht er sprake zijn van een tegenstrijdig belang dan wordt dit direct besproken binnen het bestuur. Het betreffende bestuurslid mag dan niet meepraten en meebeslissen. Bestuursleden spreken elkaar aan op gedrag en zorgen ervoor dat er bij wanbeleid direct wordt ingegrepen. Het bestuur werkt collegiaal samen. De werkzaamheden worden in onderling overleg verdeeld.
Van alle bestuursleden wordt verwacht dat zij oog hebben voor relevante ontwikkelingen op het gebied van de eerste hulpverlening en goed op de hoogte zijn van wat speelt bij de vereniging. Van bestuursleden wordt verwacht dat zij affiniteit hebben met de EHBO en vrijwilligerswerk. Naast de algemene bestuurstaken zijn er aanvullende taken per functie binnen het bestuur:
De voorzitter
Is samen met de andere bestuursleden verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid.
Heeft een visie op de vereniging en staat open voor samenwerking met andere organisaties en verenigingen.
Heeft enige ervaring als bestuurslid.
Leidt de vergaderingen van het bestuur.
Leidt de algemene ledenvergadering.
Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten (o.a. richting gemeente, het landelijke bestuur, andere verenigingen en overige organisaties).
Inspireert en voert functioneringsgesprekken met bestuursleden.
Volgt externe ontwikkelingen.
Is samen met de secretaris verantwoordelijk voor de externe communicatie en PR van de vereniging.
Is aanwezig en aanspreekbaar op de vereniging, toont aandacht, brengt mensen bij elkaar.
Probeert conflicten op te lossen.
Verantwoordelijkheden van een voorzitter:
Legt verantwoording af aan de leden van de vereniging tijdens de algemene ledenvergadering.
Neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten overeenkomsten.
De secretaris
Is samen met de andere bestuursleden verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid.
Stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor de bestuursvergadering.
Stelt iedereen uit het bestuur op de hoogte van vergaderingen.
Stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de algemene ledenvergadering op en nodigt leden bijtijds uit voor de algemene ledenvergadering.
Notuleert bestuursvergaderingen.
Behandelt in- en uitgaande post.
Stelt het (secretarieel) jaarverslag op.
Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, tenzij er een ander bestuurslid belast is met deze functie.
Zorgt in overleg met de instructeur(s) dat de competenties/diploma’s van leden up-to-date blijven en houdt een administratie bij.
De penningmeester
Is samen met de andere bestuursleden verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid.
Beheert de kas als er een kas is.
Verzorgt de financiële administratie (inkomsten en uitgaven).
Zorgt voor een 4-ogen principe bij betalingen.
Controleert of de bestedingen volgens begroting gaan.
Maakt contributienota’s en eventuele andere facturen op en stuurt deze uit.
Begeleidt en beheert de financiën van eventuele commissies.
Onderhoudt contact met het (bestuurs-)lid dat verantwoordelijk is voor de ledenadministratie.
Doet de betalingen namens de vereniging.
Verzorgt ten behoeve van de bestuursvergadering en de algemene ledenvergadering de verantwoording over het gevoerde financiële beleid.
Stelt een begroting op.
Vraagt subsidies aan.
Lid van het bestuur – algemeen bestuurslid
Is samen met de andere bestuursleden verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid.
Het algemeen bestuurslid ondersteunt de voorzitter, secretaris en penningmeester in hun werkzaamheden en draagt bij aan het nemen van strategische beslissingen.
Is verantwoordelijk voor zijn of haar vooropgestelde portefeuille.
Artikel 4 – Procedure benoeming bestuur
Ontstaat een vacature binnen het bestuur, dan kunnen nieuwe leden zich melden bij de secretaris na een daartoe gedane oproep.
Deze oproep moet in ieder geval kenbaar zijn gemaakt aan alle leden van de vereniging.
Werving kan ook plaatsvinden met advertenties, headhunters of andere netwerken, een en ander per vacature te besluiten door het bestuur.
Nieuwe bestuursleden worden benoemd door de ALV, bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing.
Artikel 5 – Besluiten van de ALV
Besluiten worden na agendering tijdens een ALV genomen.
Ieder lid heeft één stem.
Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.
Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen van de aanwezige leden tot stemming, dan is het voorstel aangenomen.
Aspirant-bestuursleden moeten in persoon op de vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Artikel 6 – Tegenstrijdig belang
Indien een lid een (in)direct persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging, neemt dit lid geen deel aan de besluitvorming.
Is er sprake van een tegenstrijdig belang, dan neemt dit lid (wel/niet) deel aan de vergadering.
Het besluit of er sprake is van een tegenstrijdig belang wordt genomen door een meerderheid van de stemmen.
Artikel 7 – Vergaderingen
De vereniging vergadert ten minste één maal per jaar, en houdt éénmaal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert de vereniging indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien één/tiende van het aantal leden of meer leden hierom verzoekt.
Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
Alle besluiten waaromtrent bij wet of bij de statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen conform art 13 lid 5 van de statuten.
Artikel 8 – Instellen commissies
Op voorstel van het bestuur kan de ALV een commissie instellen. De commissieleden worden voor de eerste maal benoemd door de ALV op voordracht van het bestuur.
De ALV stelt de kaders vast die de commissies bij het verrichten van hun werkzaamheden dienen te volgen.
De ALV beslist over het ontslag van commissieleden en het opheffen van commissies.
Artikel 9 – Besluiten van het bestuur
Besluiten worden na agendering tijdens een bestuursvergadering genomen.
Ieder bestuurslid heeft één stem.
Voor het nemen van een geldig besluit moet minimaal twee derde van de bestuursleden deelnemen aan de vergadering of een schriftelijke volmacht hebben afgegeven.
Besluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, met uitzondering van in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties.
Minimaal twee bestuursleden kunnen besluiten nemen die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, is het voorstel aangenomen.
Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Artikel 10 – Vergaderingen van het bestuur
Het bestuur vergadert wanneer dit noodzakelijk is, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
Artikel 11 – De agenda en notulen
(Bestuurs)leden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de secretaris inbrengen. De secretaris stelt de conceptagenda op.
De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door aan de (bestuurs)leden.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. (Bestuurs)leden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
De secretaris zorgt voor vastlegging van de besluiten genomen in de vergadering in conceptnotulen.
De opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld in definitieve notulen.
Artikel 12 – Inbreng tijdens de bestuursvergadering
Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken tijdens de vergadering of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben geen stemrecht. De voorzitter neemt een beslissing over de toelating.
Artikel 13 – Lidmaatschap
De aanvraag voor toelating tot het lidmaatschap gebeurt door het invullen van een inschrijfformulier. Hierop worden de volgende gegevens opgenomen: Voornamen, achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en de gegevens die noodzakelijk zijn voor het afschrijven van de contributie.
Indien de aanvrager op het moment van aanmelding minderjarig is, dient het inschrijfformulier mede te zijn ondertekend door één van de wettelijke vertegenwoordigers, met vermelding van diens achternaam en voorletters.
De secretaris controleert de gegevens op het inschrijfformulier. De persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand.
De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven.
Het bestuur besluit over toelating tot het lidmaatschap.
Indien het bestuur besluit de aanvrager niet toe te laten, ontvangt de aanvrager daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht onder opgaaf van redenen. Het bestuur kan besluiten tot niet-toelating indien:
a. de aanvrager niet voldoet aan de eisen die de wet, statuten, reglementen en/of door de vereniging vastgestelde regelingen aan het lidmaatschap stellen;
b. het bestuur andere gewichtige bezwaren heeft.
Ereleden zijn: (zie art 4 lid 3 van de statuten)
Jeugdleden zijn: (zie art 4 lid 3 van de statuten)
Juniorleden zijn: (zie art 4 lid 3 van de statuten)
Artikel 14 – Communicatie
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
a. De leden.
b. Donateurs, sponsoren en andere organisaties.
c. De media.
d. De overheid.
e. Overige verenigingen.
Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.
Artikel 15 – Inkomsten: contributie, donaties, subsidies
Alle leden betalen jaarlijkse contributie. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV.
De inning van de contributie vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur, in het bijzonder de penningmeester.
Legaten en erfstellingen kunnen uitsluitend onder voorbehoud van beschrijving worden geaccepteerd door het bestuur.
Te ontvangen subsidies kunnen uitsluitend worden aangevraagd na goedkeuring door het bestuur, hierbij is duidelijk aangegeven welke eventuele verplichtingen er voor de vereniging aan de te ontvangen subsidie zijn verbonden.
Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de vereniging. De vereniging heeft geen “contante” kas.
Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.
Artikel 16 – Uitgaven en declaraties
Projectuitgaven kunnen worden betaald door het bestuur binnen de goedgekeurde projectplannen.
Bestuursleden en aangewezen personen die in uitvoering van de vereniging kilometers maken kunnen wel privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers declareren. Voor declaraties wordt het standaardformulier “declaratie” gehanteerd, zoals opgesteld door de penningmeester.
Artikel 17 – Royement bestuurslid
Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als het bestuurslid door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
Het bestuur beslist over het royement van het bestuurslid.
Voor het nemen van een geldig besluit moet minimaal twee derde van de bestuursleden deelnemen aan de vergadering of een schriftelijke volmacht hebben afgegeven.
In spoedeisende gevallen kan een bestuurslid worden geschorst door het bestuur.
Deze besluiten neemt het bestuur met een meerderheid van de stemmen.
Artikel 18 – Leden: waarschuwen, betredingsverbod, schorsen, royeren
In het geval een lid zich niet aan de regels van de vereniging houdt en/of ongewenst gedrag vertoont is het bestuur bevoegd het lid een schriftelijke waarschuwing te sturen. Hieronder wordt verstaan het schaden van de belangen van de vereniging, dan wel indien het lid handelt in strijd met de wet, de statuten, dit huishoudelijk reglement, bestuursbesluiten en/of door de vereniging vastgestelde regelingen. Het bestuur kan het lid oproepen om verantwoording af te leggen.
Het bestuur is bevoegd om onder daartoe aanleiding gevende omstandigheden een lid de toegang tot de vereniging te ontzeggen. Het bestuur legt dit besluit schriftelijk vast en verstuurt het besluit naar het betreffende lid.
Het bestuur is bevoegd om een lid voor bepaalde tijd te schorsen indien het lid zich niet aan de regels van de vereniging houdt. Aan de schorsing dient eerst een schriftelijke waarschuwing vooraf te gaan. Het besluit tot schorsing voor onbepaalde tijd wordt door de algemene vergadering genomen met een gewone meerderheid van de stemmen.
Het bestuur is bevoegd het lidmaatschap op te zeggen:
a. in de gevallen die in de statuten zijn genoemd;
b. wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten van het lidmaatschap te voldoen;
c. wanneer het redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden om het lidmaatschap voort te laten duren.
Aan de opzegging dient eerst een schriftelijke waarschuwing vooraf te gaan.
Het bestuur kan het lid royeren wegens wanbetaling of wangedrag. Hierbij worden de regels van de statuten gevolgd.
Artikel 19 – Slotbepaling
In gevallen waarin de wet, landelijk vastgestelde reglementen of statuten, de statuten van de vereniging, dit huishoudelijk reglement en andere door de vereniging vastgestelde regelingen niet voorziet, beslist de voorzitter.
Dit reglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering d.d.
